Il processo civile telematico è una realtà non solo per la magistratura ma anche per le cancellerie.
In questi giorni di sospensione delle udienze e di chiusura degli uffici al pubblico, di fatto è stato richiesto dai Capi degli Uffici l’inoltro esclusivo degli atti per via telematica, dimostrando quanto il processo civile telematico fosse già acquisito come strumento innovativo e sicuro.
Interdetto l’accesso al pubblico, in tale situazione, le cancellerie si sono trovate a lavorare esclusivamente sugli atti telematici, sebbene i dipendenti abbiano dovuto espletare tale attività recandosi negli uffici, in quanto si è ritenuto di non poter applicare lo smart working ai dipendenti del settore Giustizia.
Tuttavia, si tenga in conto che il personale spesso raggiunge il luogo di lavoro con mezzi pubblici e comunque da diversi luoghi di domicilio. Ognuno fuori dall’ambiente lavorativo svolge la propria vita, seppure nelle limitazioni imposte dall’emergenza sanitaria. Molteplici gli uffici che non hanno ancora ricevuto la sanificazione degli ambienti, privi di dotazioni di sicurezza, mascherine e guanti, di dispositivi di igienizzazione; i dipendenti spesso si trovano nella difficoltà di reperire tale materiale in autonomia.
Pertanto, la reale situazione negli uffici è quella di una convivenza che non consente di osservare le cautele raccomandate dal Governo e dal Ministero della Salute.
Una rapida riduzione delle possibilità di contatto e di contagio sarebbe realizzabile rendendo il processo civile telematico un mezzo di smart working, come sollecitato per tutte le P.A. dai recenti DPCM.
Consentire ai dipendenti di accedere ai Registri Informatici in uso SICID CIVILE, SICID LAVORO, SIECIC, SICID VOLONTARIA GIURISDIZIONE da dispositivi personali invece che da quelli dell’ufficio
⁃ Ridurrebbe drasticamente la necessità di recarsi al lavoro per gran parte del personale addetto alle cancellerie del settore civile;
⁃ Consentirebbe la prosecuzione dell’attività lavorativa anche al personale in quarantena e asintomatico;
⁃ Restituirebbe dei risparmi per l’Amministrazione ( ivi compreso la non somministrazione del buono pasto giornaliero);
⁃ Dilaterebbe la cancelleria al di là dell’ufficio fisicamente immaginato.
Allo stato attuale si potrebbero adottare le seguenti azioni:
1) Fare inoltrare le domande del personale che voglia accedere allo smart working ad un indirizzo di posta elettronica appositamente creato, con indicazione dell’Ufficio, della cancelleria e del Registro informatico in uso, con impegno a consentire accesso da remoto ad uno dei dispositivi personali (PC, potatile o tablet);
2) Consentire al DGSIA l’installazione da remoto dei registri informatici ai dipendenti, con credenziali da disattivare nel momento in cui l’emergenza sanitaria sarà dichiarata superata e il personale potrà ritornare in ufficio;
3) Acquisire il parere dei magistrati, delle cancellerie o del Presidente di Sezione, circa il personale da collocare in smart working (allargandone la platea il più possibile), ricorrere ad appuntamenti programmati tra magistrati e addetti alle cancellerie per urgenze o necessità di acquisire materiale cartaceo;
4) Gli addetti alle cancellerie potrebbero continuare a svolgere l’accettazione degli atti in base alle disposizioni di servizio già loro impartite. Per quanti hanno un accesso ai Registri lnformatici, con limitazione alla sola consultazione ed estrazione di atti, si potrebbe immaginare che essi possano effettuare la stampa degli atti e la fascicolazione presso il proprio domicilio, così da evitare che si verifichi un accumulo di lavoro;
5) Per tutti gli atti di parte che consistono nell’iscrizione a ruolo, il personale potrà procedere alla registrazione dell’atto, all’assegnazione al magistrato e alla comunicazione al difensore del numero di ruolo. Il magistrato potrà fissare l’udienza o assumere i provvedimenti opportuni;
7) Per tutte le istanze di parte, il personale annotato l’evento, potrà porre le stesse “in visione al giudice”;
8) Per tutti i provvedimenti dei magistrati il personale potrà effettuare l’accettazione del deposito e le notifiche ai difensori (ove previste per legge);
9) Per gli atti del professionista, il personale provvederà all’accettazione degli stessi come di consueto;
10) Per gli atti richiesti per gravame da altro Ufficio giudiziario, si potrà effettuare l’invio degli atti telematici, riservando l’invio di quello cartaceo (ad emergenza terminata), redigendone apposito elenco.
